Informativa sul trattamento dei dati — Portale ReteBIPAI

(art. 13 Regolamento UE 2016/679 — GDPR)

La presente informativa riguarda il portale ReteBIPAI, con cui si gestiscono le adesioni alla Rete Nazionale Book in Progress AI, i dati delle scuole aderenti, le quote e i contributi, e il riconoscimento dell'impegno di coordinatori e collaboratori. È distinta dall'informativa relativa alla piattaforma didattica Book in Progress AI. L'adesione alla rete avviene tramite sottoscrizione di specifico accordo, tra l'IISS "Ettore Majorana" di Brindisi (Scuola Capofila) e le scuole aderenti.

Ruoli nel trattamento (Titolare / Responsabile)

I dati di alunni e personale provengono dalla scuola di servizio/frequenza, che li conferisce alla Rete in formato CSV, mediante area riservata, alla quale si accede con password: gli alunni e i docenti non sono iscritti dalla Scuola Capofila. Coerentemente con l'accordo di rete e con la designazione ex art. 28 GDPR:

Titolare del trattamento è sempre la singola scuola aderente, nella persona del Dirigente Scolastico pro tempore, ai recapiti istituzionali della scuola.
L'IISS "Ettore Majorana" di Brindisi (Scuola Capofila) agisce quale Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, sulla base della designazione sottoscritta tra le parti, per la gestione tecnica e amministrativa dei dati nell'ambito della Rete.
L'IISS "Ettore Majorana" di Brindisi (Scuola Capofila) agisce quale Titolare del trattamento dei dati degli utenti di propria pertinenza (alunni e docenti dell'IISS "E. Majorana").

Di seguito i dati completi dell'Istituto:

Istituto di Istruzione Secondaria Superiore Ettore Majorana di Brindisi Via Montebello, 11 – 72100 Brindisi (BR) E-mail: BRIS01700B@istruzione.it — info@bookinprogress.ai Pec: BRIS01700B@pec.istruzione.it Codice meccanografico: BRIS01700B Codice fiscale: 91077290749

Responsabile della protezione dei dati (DPO)

Il DPO è contattabile all'indirizzo privacy@liquidlaw.it.

Categorie di dati trattati

Contatti: dati del dirigente scolastico e dei referenti/docenti indicati dalla scuola (nome, cognome, ruolo, disciplina, email, telefono/cellulare).
Alunni: esclusivamente un identificativo/pseudonimo e la classe, in ottica di minimizzazione (art. 8 GDPR); non sono richiesti dati anagrafici completi dei minori.
Dati attinenti a pagamenti: quote, contributi, bonifici documentati.
Dati per la liquidazione dei compensi a coordinatori/collaboratori: nome, ruolo, volume, email, codice fiscale, IBAN ed eventuale aliquota fiscale.

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento possono acquisire, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione di Internet. In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP. Tali dati, necessari per la fruizione dei servizi, vengono anche trattati allo scopo di controllare il corretto funzionamento dei servizi offerti.

Non sono trattate categorie particolari di dati (art. 9 GDPR).

Finalità e basi giuridiche

I dati sono trattati per: gestire l'adesione alla Rete e i relativi adempimenti; calcolare e tracciare quote e contributi; predisporre l'elenco per l'accreditamento degli utenti sulla piattaforma didattica; liquidare i riconoscimenti a coordinatori e collaboratori; inviare comunicazioni di servizio; redigere il rendiconto della Rete. Basi giuridiche: esecuzione dell'accordo di rete di cui la scuola è parte (art. 6, par. 1, lett. b) e adempimento di obblighi di legge, in particolare amministrativi, contabili e fiscali (art. 6, par. 1, lett. c).

Destinatari

Ai fini della fruizione dei servizi di Book in Progress AI o per adempiere ai determinati requisiti giuridici e/o regolamentari, i dati trattati potranno essere comunicati a:

dipendenti interni a IISS "E. Majorana" (es. dipendenti appositamente autorizzati al trattamento);
eventuali e future società terze e fornitori di servizi per il solo scopo di fornire i servizi della piattaforma, contrattualmente collegate con IISS "E. Majorana" o altri soggetti che svolgono attività e servizi in outsourcing per suo conto (es. fornitori di servizi tecnici terzi quali, ad esempio, hosting provider, fornitore dei servizi di sviluppo e manutenzione della piattaforma, fornitore dei servizi di sviluppo, erogazione e gestione operativa delle piattaforme tecnologiche impiegate, etc.), nominati laddove necessario quali Responsabili (o Sub-Responsabili) esterni del trattamento dei dati personali;
eventuali e futuri soggetti terzi per i quali ciò risulti necessario e indispensabile (o comunque funzionale) per lo svolgimento delle attività della piattaforma.

I dati personali in ogni caso non saranno diffusi. È sempre fatta salva la comunicazione o la diffusione di dati richiesti, in conformità alla legge, da Forze di Polizia, dall'Autorità Giudiziaria, da organismi di informazione e sicurezza o da altri soggetti pubblici, per finalità di difesa o di sicurezza dello Stato o di prevenzione, accertamento o repressione di reati.

A chi trasferiamo i dati

La gestione e la conservazione dei dati personali avverranno in Italia e, comunque, all'interno dell'Unione Europea o in Paesi terzi in conformità alle disposizioni di legge applicabili stipulando, se necessario, accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato e/o adottando le clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea ovvero solo in presenza di altro requisito conforme alla normativa italiana ed europea applicabile.

Infatti, la rete nazionale delle scuole coinvolte nel progetto vede la partecipazione di scuole di ogni ordine e grado su tutto il territorio italiano.

In produzione le comunicazioni con il portale sono protette da cifratura HTTPS/TLS.

Tempi di conservazione

Allo scadere dell'accordo di rete con la singola scuola aderente (quindi anche in caso di mancato rinnovo), quest'ultima ha diritto all'accesso alla piattaforma per altri n. 30 giorni. Stesso diritto è riconosciuto ai docenti in caso di cessazione del rapporto di lavoro con la scuola aderente o agli studenti in caso di cessazione dell'iscrizione con la scuola aderente.

In caso di necessità di accertamento di reati informatici ai danni della piattaforma, i dati potrebbero essere conservati per il tempo necessario a completare le relative indagini.

In ogni caso, i dati connessi ad obblighi di legge — in particolare amministrativi, contabili e fiscali (ad es. documentazione dei versamenti e dei compensi liquidati) — saranno conservati per i tempi previsti dalla normativa vigente, al termine dei quali sono anch'essi cancellati.

Gli Istituti aderenti al progetto (in qualità di Titolari del trattamento) conserveranno i dati per tutta la durata di utilizzo della piattaforma e, anche dopo la cessazione, per l'espletamento di tutti gli eventuali adempimenti di legge connessi o da essi derivanti, nel rispetto dei piani di conservazione e scarto di ciascuna scuola.

A seguito della richiesta di cancellazione dell'account di un Istituto aderente, saranno eliminati tutti gli account associati a quella scuola.

Gli Istituti scolastici aderenti avranno il controllo diretto dei dati degli studenti e del proprio personale in ogni momento. Se un Istituto scolastico desidera ispezionare, rivedere, modificare o eliminare i dati raccolti e archiviati nella piattaforma, può inviare una richiesta a bris01700b@istruzione.it o info@bookinprogress.ai.

Il trattamento dei dati in Book in Progress AI può avere un tempo di conservazione diverso, connesso alle finalità della piattaforma.

Sicurezza

Sono adottate misure tecniche e organizzative adeguate: accesso riservato tramite credenziali personali con password cifrate, separazione dei ruoli (scuola/capofila), trasmissione protetta dei dati, conservazione su infrastruttura ubicata in Italia/UE, accesso ai dati fiscali riservato alla sola Scuola Capofila.

Diritti dell'interessato

Chiunque ha il diritto di ottenere dall'IISS "E. Majorana" di Brindisi la conferma dell'esistenza o meno dei dati personali che lo riguardano e la loro comunicazione in forma intelligibile.

Gli utenti interessati, in particolare, hanno diritto di ottenere l'indicazione:

del contenuto e dell'origine dei dati personali;
delle finalità e modalità del trattamento;
della logica applicata al trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici;
degli estremi identificativi del titolare e dei responsabili e sub-responsabili, se esistenti;
della durata della conservazione in relazione alle specifiche categorie di dati trattati;
dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza, in qualità di responsabili o incaricati;
l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi hanno interesse, l'integrazione dei dati;
la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o la limitazione dei dati trattati (es. se trattati in violazione di legge), compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
in casi limitati, l'opposizione al trattamento o l'opposizione a qualsiasi processo decisionale automatizzato (compresa la profilazione);
la revoca di qualsiasi consenso eventualmente prestato, ove previsto (si precisa che la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso conferito prima della revoca);
l'attestazione che le operazioni di cui ai precedenti punti sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionati rispetto al diritto tutelato.

Per saperne di più, è possibile contattare IISS "E. Majorana" ai recapiti sopra indicati.

Diritto di reclamo

Si ricorda infine che l'interessato ha sempre il diritto di proporre un reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali per l'esercizio dei suoi diritti o per qualsiasi altra questione relativa al trattamento dei suoi dati personali (a tal proposito si invita a consultare il sito web www.garanteprivacy.it per ottenere maggiori informazioni sulle modalità di presentazione di un reclamo).

Modifiche e aggiornamenti alla presente privacy policy

IISS "E. Majorana" di Brindisi si riserva la facoltà di modificare o aggiornare, in tutto o in parte, la presente Informativa Privacy, anche in considerazione di eventuali evoluzioni normative o regolamentari in materia di protezione dei dati personali.

Le modifiche e gli aggiornamenti saranno notificati agli utenti tramite la pubblicazione nella home page della piattaforma e contestuale comunicazione alle scuole aderenti alla rete. L'utente è tenuto a verificare periodicamente la pubblicazione della più recente e aggiornata Privacy Policy.

Qualora le modifiche incidano in modo significativo sulle modalità di trattamento dei dati personali, IISS "E. Majorana" di Brindisi potrà darne comunicazione agli utenti interessati, compatibilmente con la natura del servizio e con le informazioni di contatto eventualmente disponibili.

(aggiornata al 01/08/2026)