Informativa sul trattamento dei dati

(art. 13 del Reg. UE 2016/679)

Portale ReteBIPAI — Rete Nazionale Book in Progress AI

Istituto di Istruzione Secondaria Superiore "Ettore Majorana" di Brindisi

Informativa provvisoria, in fase di completamento: sarà sostituita dalla versione definitiva. Le modalità essenziali del trattamento qui descritte sono già applicate.

La presente informativa descrive le modalità di trattamento dei dati personali nell'ambito del portale amministrativo ReteBIPAI, con cui la Scuola Capofila gestisce le adesioni alla Rete Nazionale Book in Progress AI, i dati delle scuole aderenti, le quote e i contributi, e il riconoscimento d'impegno di coordinatori e collaboratori.

Il portale è strumentale al funzionamento della piattaforma didattica Book in Progress AI (https://app.bookinprogress.ai): i dati raccolti servono a gestire l'adesione delle scuole alla Rete e a predisporre l'accreditamento degli utenti sulla piattaforma. Il portale e la piattaforma trattano in larga parte le medesime categorie di dati; questo portale li tratta nella sola dimensione amministrativa e di rete. Il trattamento è improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e minimizzazione (privacy by design e by default). La presente informativa è distinta da quella relativa alla piattaforma didattica Book in Progress AI.

Ruolo dell'IISS "E. Majorana" di Brindisi ai fini del trattamento

I dati di alunni e personale provengono dalla scuola di servizio/frequenza, che li conferisce alla Rete: gli alunni e i docenti non sono iscritti dalla Scuola Capofila. Coerentemente con l'accordo di rete e con la designazione ex art. 28 GDPR, l'IISS "E. Majorana" assume un duplice ruolo:

1. il ruolo di Responsabile del trattamento dei dati conferiti dalle scuole aderenti (alunni e personale) ai fini della gestione amministrativa della Rete e dell'accreditamento sulla piattaforma, ai sensi dell'art. 28 GDPR. Titolare del trattamento resta sempre la singola scuola aderente, nella persona del Dirigente Scolastico pro tempore. Il rapporto tra Responsabile e Titolare è disciplinato da specifico atto scritto (designazione ex art. 28);
2. il ruolo di Titolare autonomo del trattamento limitatamente ai dati di accesso e utilizzo del portale (credenziali dei referenti di rete) e ai dati necessari alla liquidazione dei riconoscimenti d'impegno a coordinatori e collaboratori, che la Scuola Capofila eroga.

Di seguito i dati completi dell'Istituto (Scuola Capofila):

Istituto di Istruzione Secondaria Superiore "Ettore Majorana" di Brindisi Via Montebello, 11 – 72100 Brindisi (BR) E-mail: bris01700b@istruzione.it — info@bookinprogress.ai PEC: bris01700b@pec.istruzione.it Codice meccanografico: BRIS01700B Codice fiscale: 91077290749

Tipologie di dati trattati

In coerenza con il principio di minimizzazione, il portale tratta:

• Scuole aderenti: denominazione, codice meccanografico, sede, recapiti istituzionali (email, PEC, telefono, sito web), grado e indirizzi, livello di adesione, dati dell'adesione (delibera, riferimenti al PTOF).
• Contatti: dati del Dirigente Scolastico e dei referenti/docenti indicati dalla scuola (nome, cognome, ruolo, disciplina, email, telefono/cellulare).
• Alunni: un identificativo/pseudonimo, l'indirizzo email (necessario per l'attivazione dell'account sulla piattaforma didattica) e la classe, in ottica di minimizzazione (art. 8 GDPR); nome e cognome restano facoltativi e se ne raccomanda l'omissione, preferendo l'identificativo.
• Dati economici e di pagamento: quote, contributi, bonifici documentati.
• Dati per la liquidazione dei compensi a coordinatori/collaboratori: nome, ruolo, volume di riferimento, email, codice fiscale, IBAN ed eventuale aliquota fiscale.

Non sono trattate categorie particolari di dati (art. 9 GDPR). È escluso qualsiasi utilizzo commerciale o pubblicitario dei dati.

Dati di navigazione

I sistemi informatici preposti al funzionamento del portale acquisiscono, nel normale esercizio, alcuni dati la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione di Internet. In coerenza con il principio di minimizzazione, i log tecnici del server e del proxy HTTPS, necessari a controllarne il corretto funzionamento e a garantirne la sicurezza, sono conservati per un periodo non superiore a sette giorni.

Cookie e altri sistemi di tracciamento

Non viene fatto uso di cookie di profilazione né di sistemi di analytics di terze parti. Per il solo funzionamento tecnico il portale utilizza un cookie di sessione (non persistente), strettamente necessario a mantenere l'accesso autenticato. Per maggiori informazioni si rinvia alla cookie policy.

Finalità e base giuridica del trattamento

I dati sono trattati per: gestire l'adesione alla Rete e i relativi adempimenti; calcolare e tracciare quote e contributi; predisporre l'elenco per l'accreditamento degli utenti sulla piattaforma didattica; liquidare i riconoscimenti d'impegno a coordinatori e collaboratori; inviare comunicazioni di servizio; redigere il rendiconto della Rete.

La base giuridica è costituita dall'esecuzione dell'accordo di rete di cui la scuola è parte (art. 6, par. 1, lett. b GDPR) e dall'adempimento di obblighi di legge, in particolare amministrativi, contabili e fiscali (art. 6, par. 1, lett. c GDPR). Il conferimento dei dati è obbligatorio ai fini dell'adesione alla Rete e dell'accesso alla piattaforma.

Tempi di conservazione

I dati personali della scuola e dei suoi contatti sono conservati per la durata dell'adesione alla Rete. In caso di mancata adesione o di mancato rinnovo, i dati personali sono cancellati, ad eccezione di quelli che devono essere conservati per adempiere a obblighi di legge — in particolare amministrativi, contabili e fiscali (ad es. documentazione dei versamenti e dei compensi liquidati) — per i tempi previsti dalla normativa vigente (di norma dieci anni per i dati amministrativo-contabili), al termine dei quali sono anch'essi cancellati.

I dati di navigazione e i log tecnici sono in ogni caso eliminati entro sette giorni.

A chi comunichiamo i dati

Ai fini della gestione della Rete e per adempiere a requisiti giuridici e/o regolamentari, i dati possono essere comunicati a:

• personale interno alla Scuola Capofila appositamente autorizzato al trattamento (segreteria, referenti di rete) e ai soggetti incaricati degli adempimenti amministrativi, contabili e fiscali;
• fornitori di servizi tecnici, nominati Responsabili (sub-responsabili) del trattamento, per il solo funzionamento del portale — in particolare il fornitore di hosting e posta elettronica (Aruba S.p.A.), con dati conservati su server ubicati in Italia/UE;
• amministrazioni competenti, ove previsto per legge.

I dati non sono diffusi né ceduti a terzi per finalità commerciali. È fatta salva la comunicazione richiesta, in conformità alla legge, da Forze di Polizia, Autorità Giudiziaria o altri soggetti pubblici per finalità di difesa, sicurezza dello Stato o prevenzione e repressione di reati.

A chi trasferiamo i dati

La gestione e la conservazione dei dati avvengono in Italia e, comunque, all'interno dell'Unione Europea. In produzione le comunicazioni con il portale sono protette da cifratura HTTPS/TLS.

Sicurezza

Sono adottate misure tecniche e organizzative adeguate: accesso riservato tramite credenziali personali con password cifrate, separazione dei ruoli (scuola/capofila), trasmissione protetta dei dati, conservazione su infrastruttura ubicata in Italia/UE, accesso ai dati fiscali riservato alla sola Scuola Capofila.

Diritti dell'interessato

Gli interessati possono esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità (artt. 15–22 GDPR) e proporre reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it). Le richieste possono essere rivolte alla propria scuola (Titolare) e, per i trattamenti di competenza della Capofila, all'indirizzo info@bookinprogress.ai.

Modifiche e aggiornamenti

L'IISS "E. Majorana" di Brindisi si riserva la facoltà di modificare o aggiornare la presente informativa, anche in relazione a evoluzioni normative o tecnologiche. Gli aggiornamenti saranno pubblicati sul portale.

Informativa provvisoria aggiornata al mese di luglio 2026, soggetta ad aggiornamento.